Dlaczego firma kurierska doliczyła opłatę do już opłaconej przesyłki

Zamówiłeś przesyłkę kurierską, zapłaciłeś za nią z góry i za jakiś czas otrzymałeś za nią dodatkową opłatę? Pomimo tego, że nadajemy paczki coraz częściej, to często nie zdajemy sobie sprawy z tego, że nie zawsze robimy to prawidłowo. Nawet niewielki błąd w zadeklarowanych parametrach przesyłki może spowodować, że firma kurierska naliczy wyrównanie za nieprecyzyjną deklarację jej wymiarów. Sprawdź, jak uniknąć takich sytuacji w przyszłości.

Firmy kurierskie mają wiele wytycznych dotyczących wysyłanych za ich pośrednictwem przesyłek. Niestety często nadawcy paczek nawet ich nie sprawdzają i nie zdają sobie sprawy z tego, że zdarzają się sytuacje, w których mogą otrzymać opłatę. W tym artykule chcemy Wam pokazać skąd dokładnie biorą się takie opłaty, jak wygląda proces ich naliczenia oraz jak się przed nimi uchronić.

Co wpływa na cenę paczki?

Końcowa cena przesyłki zależy od kilku parametrów. Najważniejsze to jej waga oraz wymiary. Dlatego tak ważne jest prawidłowe ich podanie podczas składania zamówienia. Im przesyłka jest większa i cięższa, tym wymaga ona większego zaangażowania ze strony pracowników firm kurierskich, a jej cena automatycznie wzrasta. Dodatkowo nadmierne obciążenie samochodu powoduje, że auto spala więcej paliwa i rosną koszty transportu. Dla lepszej obsługi zamówień firmy kurierskie wprowadziły pojęcie wagi wymiarowej przesyłki. Jest ona obliczana na podstawie wymiarów paczki. Jej celem jest określenie, jakie są gabaryty paczki i ile miejsca zajmie ona w pojeździe. Stosowana jest w przypadku przesyłek, które mimo niewielkiej wagi mają duże rozmiary. Taki sposób naliczania opłat jest dla firmy kurierskiej zabezpieczeniem przed takimi samymi kosztami obsługi dwóch paczek o takich samych wagach, ale różnych rozmiarach.

Oblicza się ją poprzez pomnożenie jej 3 wymiarów (długości, szerokości, wysokości) i podzielenie wyniku przez określoną wartość, która może się nieco różnić w zależności od wybranej firmy kurierskiej, np. UPS stosuje podział przez 5000, a DHL przez 4000. Jeśli waga wymiarowa jest większa od tej rzeczywistej, to cena końcowa obliczana jest na podstawie wagi wymiarowej.

Dlaczego firma kurierska doliczyła opłatę do już opłaconej przesyłki?

Kolejnym parametrem, który ma wpływ na cenę przesyłki jest rodzaj opakowania zewnętrznego. Większość firm kurierskich preferuje, aby przesyłka była nadana w kartonie o kształcie prostopadłościanu. Popularne są również tzw. foliopaki, które często sprzedają same firmy kurierskie. Podczas zamówienia oznacza się je jako opakowanie firmowe przewoźnika. Natomiast należy uważać owijając karton w folię lub stretch, gdyż część firm, np. UPS, traktuje taką przesyłkę, jako element niestandardowy, za co pobiera dodatkową opłatę. Dzieje się tak, dlatego że takie opakowanie przesyłki może utrudnić jej automatyczne przesuwanie się po sorterze i będzie ona musiała być ręcznie sortowana przez pracownika firmy, co zwiększy koszt jej obsługi. Podobnie jest w przypadku DPD, które zastrzega sobie, że do przesyłki opakowanej w stretch może zostać doliczona opłata za element niestandardowy, jeśli paczka będzie z utrudnieniami przesuwała się po sorterze.

Ważnym parametrem, który może wpłynąć na cenę paczki, jest również jej kształt. Tak jak wspomniałam powyżej preferowany przez firmy kurierskie kształt to karton w formie prostopadłościanu. Jeśli nadajesz coś, co ma np. nieregularne kształty, jest owalne, wypukłe lub z wystającymi elementami, to cena takiej przesyłki jest automatycznie wyższa.

Są to podstawowe parametry, które wpływają na końcową cenę nadawanej przez Ciebie przesyłki. Oczywiście, jeśli podczas zamawiania kuriera zdecydujesz się na jakieś usługi dodatkowe, np. pobranie przy doręczeniu czy doręczenie przesyłki w sobotę, to koszt wysyłki zwiększy się zgodnie z cennikiem wybranej firmy przewozowej.   

Jaka jest podstawa do opłat naliczanych przez firmy kurierskie?

Nadając paczkę musisz pamiętać, że każda firma kurierska ma możliwość weryfikacji wysyłanych za jej pośrednictwem przesyłek pod kątem wymiarów i wagi. Przewoźnicy zastrzegają sobie takie prawo poprzez umieszczenie stosownego zapisu w regulaminie, który jest każdorazowo akceptowany przez klienta przed nadaniem paczki.

Dlaczego firma kurierska doliczyła opłatę do już opłaconej przesyłki?

Źródło: UPS

Weryfikacja odbywa się zazwyczaj na sortowni przewoźnika. Część firm przeprowadza ją losowo, sprawdzając tylko niektóre przesyłki, a część weryfikuje każdą nadaną u nich paczkę. Czasami weryfikacja odbywa się ręcznie, jednak najczęściej wykonywana jest automatycznie poprzez specjalistyczne maszyny, które skanują przesyłki oraz weryfikują je pod kątem wymiarów i wagi. Następnie parametry paczki są przez nie automatycznie wczytane do systemu przewoźnika i po numerze danej przesyłki dołączane do jej statusu. Jeśli zadeklarowane w formularzu zamówienia parametry paczki są inne, niż te które wykazała weryfikacja, to system firmy kurierskiej wykrywa to i nanosi te dane na fakturę, doliczając do przesyłki odpowiednią opłatę wyrównawczą za rozbieżności.

Uwaga: Często klienci twierdzą, że wysyłali już identyczne przesyłki lub nadali kilka takich samych, a  dostali za jedną, więc musi to być jakiś błąd. Nie jest to błąd, tylko po prostu weryfikacja była losowa i pozostałe paczki nie zostały zweryfikowane. Dodatkowo spotkać się też można z zarzutami, że to kurier odbierający przesyłkę powinien przeprowadzić taką weryfikację. Jednak po pierwsze kurier realizujący odbiory nie ma wglądu we wprowadzone przez Ciebie parametry paczek. Dostaje on tylko numer zlecenia i tak naprawdę nie wie po jaką paczkę jedzie. Po drugie nie jest też jego obowiązkiem weryfikacja przesyłek pod takim względem. Nie ma też na to możliwości i czasu. Dlatego weryfikacja odbywa się dopiero na późniejszych etapach procesu logistycznego.

Kiedy my, jako broker kurierski, otrzymujemy taką fakturę od firmy kurierskiej, to załączamy ją do naszego systemu, który wczytuje z niej dane i automatycznie po danych przesyłki przypisuje je do poszczególnych kont użytkowników. Jeśli pojawia się różnica w płatnościach, bo przewoźnik doliczył za paczkę większą opłatę, to system to wyłapuje i wykazuje tę różnicę na saldzie klienta, zgodnie z naszym cennikiem. Zazwyczaj taką fakturę dostajemy raz na miesiąc. Obejmuje ona jeden okres rozliczeniowy, który trwa zwykle od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Dlatego najczęściej ewentualne wyrównanie za przesyłkę pojawia się dopiero w kolejnym miesiącu, po tym, w którym została ona zamówiona.

Ważne: Jeśli firma kurierska doliczy Ci jakąś opłatę do dostarczonej już paczki, to pamiętaj, że powinieneś złożyć reklamację w tej sprawie. Nasz serwis udostępnia specjalny panel reklamacyjny, za pośrednictwem którego możesz to zrobić, a nasi konsultanci pomogą Ci w skompletowaniu potrzebnych dokumentów. Pamiętaj, jednak że reklamacje rozpatrywane są bezpośrednio przez wybranego przez Ciebie przewoźnika, który ma zazwyczaj 30 dni na ustosunkowanie się do niej i odpowiedź. Pamiętaj także, że w przypadku niezgodności zadeklarowanych przez Ciebie parametrów paczki z tymi, które stwierdziła firma kurierska, masz możliwość ubiegania się o dostęp do protokołu z dokonanej weryfikacji przesyłki. O wgląd do takiego dokumentu możesz ubiegać się poprzez złożenie reklamacji.

Za co firma kurierska może naliczyć opłatę do dostarczonej już przesyłki?

Najczęściej opłata pojawia się, gdy nadamy przesyłkę niezgodną ze zleceniem, czyli kiedy parametry przesyłki zadeklarowane podczas składania zamówienia nie są zgodne z jej stanem faktycznym. Zwykle chodzi o przekroczenie deklarowanych wymiarów lub wagi paczki. Jeśli waga lub wymiary okazują się być większe, to pojawia się opłata wyrównawcza wynikająca z rozbieżności. Dlatego tak ważne jest, aby wpisywać prawidłowe wymiary podczas zamawiania przesyłki. W takim przypadku firmy kurierskie najczęściej wymieniają dwa rodzaje opłat, inne są naliczanie kiedy nadamy przesyłkę niezgodną ze zleceniem, ale w dopuszczalnym przez przewoźnika limicie wagowym, a inne – zazwyczaj wyższe, dostaniemy za wysłanie paczki przekraczającej dopuszczalny limit wagowy/wymiarowy w danej firmie kurierskiej. W tym drugim przypadku mówimy o parametrach, które przekraczają nawet limity ustalone dla przesyłek niestandardowych. Każdy przewoźnik ma bowiem swoje wytyczne dotyczące tego, jakie wymiary lub wagę może mieć przesyłka standardowa. Szczegółowe informacje na temat takich limitów znaleźć możesz tutaj.

Podobnie jest w przypadku przesyłek niestandardowych. Każda firma kurierska określa jakie parametry wpływają na zakwalifikowanie paczki do elementu niestandardowego. Szczegóły  na ten temat z podziałem na konkretne firmy kurierskie znajdziesz tutaj. Najczęściej jako przesyłki niestandardowe określamy paczki, które odbiegają od standardów przyjętych w danej firmie kurierskiej. Zwykle są to przesyłki, które:

  • są w kształcie owalnym lub cylindrycznym;
  • są ciężkie (np. powyżej 30 kg);
  • są bardzo długie (powyżej standardów dla większości paczek);
  • są z wystającymi elementami;
  • są z oznaczeniem „góra/dół”, które nie pozwala obracać paczki;
  • w nieregularnym kształcie, np. trójkątnym;
  • przekraczające wymiary dozwolone dla standardowych paczek.

Tego rodzaju przesyłka oczywiście może być nadana, ale ze względu na swoją specyfikę powinna być przewieziona na odrębnych zasadach, np. za dodatkową opłatą. Często wymaga ona bowiem specjalnego traktowania lub dodatkowej obsługi ze strony pracowników firmy kurierskiej. Przewoźnicy udostępniają oddzielną usługę dodatkową, pod nazwą “element niestandardowy”, którą powinniśmy zaznaczyć w przypadku nadania takiej paczki. Jeśli tego nie zrobimy, a nasza przesyłka będzie niestandardowa, to pojawi się opłata dodatkowa za nadanie paczki niezgodnej ze zleceniem.

Jak uniknąć ewentualnej opłaty wyrównawczej za nadanie przesyłki niezgodnej ze zleceniem?

Jeśli już wiesz, że opłaty występują najczęściej wtedy, kiedy w formularzu zamówienia podamy nieprawidłowe wymiary przesyłki, to pamiętaj, aby przed nadaniem paczki dobrze ją zmierzyć i zważyć. Niestety jeśli Twoja przesyłka zostanie poddana weryfikacji i między deklarowanymi, a faktycznymi wymiarami czy wagą pojawią się rozbieżności, to będzie trzeba do niej dopłacić. Przed skorzystaniem z oferty danej firmy kurierskiej warto sprawdzić obowiązujące w niej limity dla konkretnych przesyłek. Korzystaj też z kalkulatora cen, żeby sprawdzić ile będzie kosztować Twoja przesyłka. Czasami może się bowiem okazać, że lekkie zawyżenie wagi czy wymiarów paczki, nie zmieni jej ceny lub pojawi się niewielka różnica, która może Cię potem uchronić przed wysokimi opłatami dodatkowymi. Na wszelki wypadek przed wysyłką możesz zrobić zdjęcie paczki, które udokumentuje jej wygląd oraz wymiary. Jeśli używasz wielu, takich samych kartonów do wysyłania dużej ilości przesyłek i masz na nie fakturę, która potwierdza ich wielkość, to także może to być Twój dowód w przypadku stwierdzenia nieprawidłowych wymiarów paczki.

Pamiętaj także, żeby zapoznać się z wytycznymi przewoźników na temat przesyłek niestandardowych. O tym, że paczka może zostać zakwalifikowana jako niestandardowa może zdecydować chociażby jej niewłaściwe opakowanie lub nieregularny kształt. Zadbaj zatem o to, aby odpowiednio ją zapakować. Jeśli to możliwe, to najlepiej używaj kartonów w kształcie prostopadłościanu. Unikaj folii stretch na całej powierzchni przesyłki, bo może ona utrudnić przesuwanie się paczki po maszynie sortującej. Dodatkowo pamiętaj też, że jeśli np. zawartość przesyłki jest długa, to można ją częściowo rozkręcić i tym samym zmniejszyć rozmiary paczki, a jednocześnie zwiększyć bezpieczeństwo wysyłanych elementów. Niestety w przypadku dużej wagi niewiele da się zrobić, a jedyne, co może ograniczyć koszty, to porównanie oferty różnych firm kurierskich i wybranie tej najtańszej. Czasami w takim przypadku może się okazać, że rozdzielenie przesyłki na dwie paczki będzie tańsze niż nadanie jej w całości. Oczywiście, jeśli jest taka możliwość.

Przede wszystkim jednak, jeśli zdajesz sobie sprawę z tego, że Twoja przesyłka jest niestandardowa, to od razu skorzystaj z opcji wysyłki takiej paczki i zaznacz to w formularzu zamówienia, żeby ewentualne opłaty dodatkowe nie były dla Ciebie potem niemiłym zaskoczeniem.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć skąd biorą się opłaty naliczone przez przewoźnika i na przyszłość uda Ci się już ich uniknąć. Wiesz też, że jeśli się one pojawią, to zawsze możesz złożyć reklamację w tej sprawie. Pamiętaj, że jeśli masz jakieś wątpliwości, to najlepiej przed wysyłką sprawdzaj regulaminy i wytyczne danej firmy kurierskiej. Pamiętaj, że na naszej stronie https://furgonetka.pl/kontakt/  znajdziesz wiele przydatnych informacji i porad m.in. o tym, jak zapakować przesyłkę, jakie są towary zakazane czy co to jest element niestandardowy. Natomiast, jeśli będziesz potrzebował więcej wyjaśnień, np. odnośnie konkretnych zamówień czy przesyłek, to zawsze możesz skontaktować się z naszym Biurem Obsługi, do którego namiary znajdziesz na ww stronie.

Źródło zdjęcia głównego: Depositphotos